Organizacja konferencji wymaga dopasowania i przygotowania wielu elementów. Po dobraniu odpowiedniego miejsca i atrakcji równie ważne jest prawidłowe rozplanowanie sali, w tym dobór układu stołów. Odpowiedni układ stołów może mieć duży wpływ na komfort i efektywność uczestników oraz funkcjonalność konferencji. Warto zastanowić się, który z wymienionych najlepiej sprawdzi się podczas Twojego wydarzenia. Aby pomóc w podjęciu decyzji, przygotowaliśmy kilka opisów i porównaliśmy znane nam układy stołów.
- Układ szkolny
Układ szkolny to jeden z najpopularniejszych układów stołów, który najczęściej jest stosowany podczas konferencji dla małych i średnich grup. W tym układzie stoły ustawione są w rzędzie lub rzędach, mają takie same rozmiary i kształty. Przy każdym stole znajduje się krzesło dla uczestnika konferencji. Stoły są skierowane w kierunku mówcy lub prezentera. Taki układ jest często stosowany podczas warsztatów lub szkoleń, podczas których niezbędne jest tworzenie notatek.
Głównymi zaletami układu szkolnego na konferencji są przede wszystkim:
- umożliwienie skupienia uwagi uczestników na mówcy, dzięki takiemu ustawieniu uczestnicy mają lepszy kontakt wzrokowy i słuchowy z prelegentem;
- umożliwienie optymalnego wykorzystania przestrzeni, prezentacja jest dobrze widoczna z każdego miejsca, a wszyscy uczestnicy mają swoje miejsce do pracy, mogą z łatwością notować ważne informacje;
Wady układu szkolnego to:
- trudność w organizacji pracy grupowej – uczestnicy mają ograniczoną przestrzeń i trudno skupić im się na pracy w mniejszych zespołach;
- większa ilość potrzebnego miejsca – do zaaranżowania takiego układu potrzeba więcej miejsca, niż w przypadku układów, w których uczestnicy mają jedynie krzesła, bez stołów;
- mniejsza atrakcyjność wizualna, ponieważ ten układ skupia się na funkcjonalności zamiast na estetyce.
Układ szkolny jest często stosowany w przypadku niewielkich grup uczestników, zapewnia optymalne wykorzystanie przestrzeni, ale praca grupowa może być utrudniona.
- Układ teatralny
Układ teatralny to jeden z najbardziej popularnych układów podczas organizacji konferencji. Podobnie jak w układzie szkolnym, polega na ustawieniu krzeseł w jednym kierunku, tworząc długie rzędy. Taki układ jest dobry, gdy chcemy skupić uwagę uczestników jednej, centralnej scenie lub prelegencie. Jest to układ najczęściej wykorzystywany podczas konferencji naukowych, gdzie goście siedzą i słuchają prezentacji.
Najważniejsze zalety tego układu to:
- prostota, łatwość wykonania, a przede wszystkim mało potrzebnej przestrzeni,
- bezpośrednie skupienie uwagi wszystkich uczestników na jednym punkcie,
- elastyczność i swoboda podczas konferencji;
Warto zwrócić też uwagę na kilka wad:
- utrudniona jest rozmowa i interakcje między uczestnikami,
- osoby siedzące w końcowych rzędach mogą odczuwać dyskomfort z powodu złej widoczności.
- Podkowa
Taki układ polega na ustawieniu stołów w kształt podkowy z wolną przestrzenią w środku. Zwykle w takim układzie stoły ustawia się w jednym lub kilku rzędach, w zależności od liczby uczestników i wielkości sali. Umożliwia to łatwą interakcję i wymianę myśli między uczestnikami, ale nadal skupia uwagę zebranych w jednym, najważniejszym punkcie. Takie ustawienie sprzyja konferencjom, podczas których istotne jest prowadzenie rozmów i wymiana doświadczeń. Dzięki temu, że każdy uczestnik ma swoją przestrzeń przy stole może robić notatki podczas szkolenia. Uczestnicy mają dobry widok na prelegenta lub mówcę, co ułatwia koncentrację i zwiększa skuteczność przekazywanej informacji.
Główną wadą układu podkowy jest to, że zajmuje więcej miejsca niż układ teatralny. Może to być szczególnie uciążliwe, gdy liczba uczestników jest bardzo duża. W przypadku konferencji, które nie zakładają interakcji między uczestnikami, takie ułożenie stołów może być nieefektywne, ponieważ zwiększa dystans między uczestnikami a prelegentem.
Układ stołów w podkowę ma wiele zalet, zwłaszcza dla konferencji, które zakładają interakcję między uczestnikami. Jednak może się nie sprawdzić dla większych grup lub, gdy interakcja między uczestnikami nie jest wymagana.
- Układ bankietowy
Układ bankietowy zapewnia wygodne miejsca siedzące dla uczestników i najczęściej jest stosowany podczas uroczystych spotkań lub kolacji galowych. Stoły używane przy tym ułożeniu zwykle są okrągłe, co jeszcze bardziej zwiększa estetykę. Stoły są ustawione w sposób umożliwiający jednoczesną konsumpcję posiłków oraz swobodną rozmowę między uczestnikami. W układzie bankietowym stoły ustawia się tak, aby, łatwo można było się między nimi poruszać. Okrągłe stoły, które mają odpowiedni dystans między sobą, będą sprzyjały pracy w mniejszych zespołach.
Główną zaletą takiego układu jest to, że nadaje on konferencji wyjątkowego charakteru, uczestnicy mogą czuć się wyróżnieni i docenieni. Z drugiej strony, taki układ stołów wymaga większej przestrzeni w sali, co może być problematyczne w przypadku mniejszych sal konferencyjnych. Istnieje ryzyko, że trudniej będzie utrzymać koncentrację i skupienie na prelegencie. Układ bankietowy może być bardziej kosztowny, ponieważ wymaga większej liczby kelnerów oraz dekoracji.
Jest to układ, który sprzyja interakcji między gośćmi i idealnie sprawdzi się podczas organizacji uroczystych kolacji galowych, szczególnie dla większych grup.
Dobór odpowiedniego układu stołów podczas organizacji konferencji jest bardzo ważny. Każdy z wymienionych wyżej ma swoje zalety i wady, a wybór zależy od specyfiki konferencji i oczekiwań organizatorów. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników i pamiętać, że udana konferencja to taka, której uczestnicy chcieliby zostać dłużej.
W Starej Garbarni można zorganizować konferencję dla mniejszych i większych grup, a w naszych salach, w zależności od układu zmieści się do 440 osób. Nasi managerowie chętnie doradzą, która opcja będzie najlepsza dla Ciebie.
